C’est la formalité par laquelle une personne physique ou morale déclare son existence et son activité commerciale par la transcription de ses renseignements au registre de commerce et de crédit mobilier (RCCM). Elle est personnelle et unique et constitue, en quelque sorte, son acte de naissance.
À l’exception de la société en participation (SEP), toute société doit être immatriculée au RCCM dans le mois de sa création. À ce titre, le RCCM reçoit l’immatriculation :
des personnes physiques ayant la qualité de commerçant ;
des sociétés commerciales (SNC, SARL, SA, SCS) ayant leur siège sur le territoire d’un Etat de l’espace OHADA ;
des sociétés commerciales dans lesquelles l’État ou une personne morale de droit public est associée (les sociétés nationales, les sociétés d’économie mixte).
L’entreprenant ne s’immatricule pas mais fait une déclaration d’activité. L’objectif est de simplifier les formalités auxquelles il est astreint.
Tout commerçant, personne physique ou morale y compris toutes sociétés commerciales dans lesquelles un État ou toute autre personne de droit public est associé, ainsi que tout groupement d’intérêt économique, dont l’établissement ou le siège social est situé sur le territoire de l’un des États Parties au Traité relatif à l’harmonisation du Droit des Affaires en Afrique, ci-après dénommés « États Parties », est soumis aux dispositions du présent Acte Uniforme.
Sont également soumises, sauf dispositions contraires, au présent Acte Uniforme et dans les conditions définies ci-après, les personnes physiques qui ont opté pour le statut d’entreprenant. L’entreprenant ne s’immatricule pas mais fait une déclaration d’activité. L’objectif est de simplifier les formalités auxquelles il est astreint.
En outre, tout commerçant ou tout entreprenant demeure soumis aux lois non contraires au présent Acte Uniforme, qui sont applicables dans l’État partie où se situe son établissement ou son siège social.
Les personnes physiques ou morales, et les groupements d’intérêt économique, constitués, ou en cours de formation à la date d’entrée en vigueur du présent Acte Uniforme, doivent mettre les conditions d’exercice de leur activité en harmonie avec la nouvelle législation dans un délai de deux ans à compter de la publication du présent Acte Uniforme au Journal Officiel.
Passé ce délai, tout intéressé peut saisir la juridiction compétente afin que soit ordonnée cette régularisation, si nécessaire sous astreinte.
L’immatriculation au RCCM donne lieu à l’ouverture d’un dossier où est regroupé l’essentiel des informations concernant une entreprise : la dénomination sociale, le cas échéant, le nom commercial, le sigle ou l’enseigne, la ou les activités exercées, la forme de la société, l’adresse du siège social, la durée de la société, etc.
De même, l’immatriculation au RCCM regroupe l’essentiel des informations concernant une personne physique ayant la qualité de commerçant : le nom prénoms et domicile personnel, date et lieu de naissance, nationalité, le cas échéant, le nom sur lequel il exerce le commerce, ainsi que l’enseigne utilisée, la ou les activités exercées, etc.
Il faut vous adresser à un notaire qui rédigera les statuts, avec les, éléments qui lui seront donnés par vos associés et vous, ou élaborer des statuts sous seing privé. Après avoir signé les statuts sociaux vous devez procéder à l’immatriculation de votre entreprise au RCCM, en vous rendant au greffe de la juridiction compétente.
Toute personne physique dont l’immatriculation est requise par la loi doit, dans le premier mois de l’exercice de son activité, demander au greffe de la juridiction compétente ou à l’organe compétent dans l’État Partie, dans le ressort de laquelle son activité se déroule, son immatriculation au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier.
La demande faite avec le formulaire prévu à l’article 39 de l’Acte Uniforme portant sur le droit commercial général :
les noms, prénoms et domicile personnel de l’assujetti ;
ses date et lieu de naissance ;
sa nationalité ;
le cas échéant, le nom sous lequel elle exerce son activité, ainsi que l’enseigne utilisée ;
la ou les activités exercées ;
le cas échéant, la date et le lieu de mariage, le régime matrimonial adopté, les clauses opposables aux tiers restrictives de la libre disposition des biens des époux ou l’absence de telles clauses, les demandes en séparation de biens ;
les noms, prénoms, date et lieu de naissance, domicile et nationalité des personnes ayant le pouvoir général d’engager par leur signature la responsabilité de l’assujetti ;
l’adresse du principal établissement et, le cas échéant celle de chacune des succursales et de chacun des établissements exploités sur le territoire de l’État partie ;
le cas échéant, la nature et l’adresse des derniers établissements qu’il a exploités précédemment avec l’indication de leur numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier ;
la date du commencement, par l’assujetti, de son activité et le cas échéant de celle des autres succursales et établissements ;
toute autre indication prévue par des textes particuliers.
À l’appui de sa demande, le demandeur est tenu de fournir les pièces justificatives suivantes quelle que soit leur forme ou leur support :
un extrait de son acte de naissance ou de tout document administratif justifiant de son identité ;
un extrait de son acte de mariage en tant que de besoin ;
une déclaration sur l’honneur signée du demandeur et attestant qu’il n’est frappé d’aucune des interdictions prévues par l’article 10 ci-dessus. Cette déclaration sur l’honneur est complétée dans un délai de soixante-quinze (75) jours à compter de l’immatriculation par un extrait de casier judiciaire ou à défaut par le document qui en tient lieu ;
un certificat de résidence ;
une copie du titre de propriété ou du bail ou du titre d’occupation du principal établissement et le cas échéant de celui des autres établissements et succursales ;
en cas d’acquisition d’un fonds ou de location-gérance, une copie de l’acte d’acquisition ou de l’acte de location-gérance ;
le cas échéant, une autorisation préalable d’exercer le commerce ;
le cas échéant, les pièces prévues par des textes particuliers.
Les personnes morales soumises par des dispositions légales à l’immatriculation doivent demander leur immatriculation dans le mois de leur constitution, auprès du greffe de la juridiction compétente ou de l’organe compétent dans l’État Partie dans le ressort duquel est situé leur siège social ou leur principal établissement.
Cette demande faite avec le formulaire prévu à l’article 39 ci-dessus mentionne :
la raison sociale ou la dénomination sociale ou l’appellation suivant le cas ;
le cas échéant, le sigle ou l’enseigne ;
la ou les activités exercées ;
la forme de la personne morale ;
le cas échéant, le montant du capital social avec l’indication du montant des apports en numéraire et l’évaluation des apports en nature ;
l’adresse du siège social, et le cas échéant, celle du principal établissement et de chacun des autres établissements ;
la durée de la société ou de la personne morale telle que fixée par ses statuts ou le texte fondateur ;
les noms, prénoms et domicile personnel des associés tenus indéfiniment et personnellement responsables des dettes sociales avec mention de leur date et lieu de naissance, de leur nationalité, le cas échéant, de la date et du lieu de leur mariage, du régime matrimonial adopté et des clauses opposables aux tiers restrictives de la libre disposition des biens des époux ou l’absence de telles clauses ainsi que les demandes en séparation de biens ;
les noms, prénoms, date et lieu de naissance, et domicile des gérants, dirigeants, administrateurs ou associés ayant le pouvoir général d’engager la personne morale ou le groupement ;
les noms, prénoms, date et lieu de naissance, domicile des commissaires aux comptes, lorsque leur désignation est prévue par l’Acte Uniforme relatif au droit des sociétés commerciales et des groupements d’intérêt économique ;
ou toute autre indication prévue par une disposition légale particulière.
À cette demande sont jointes les pièces justificatives suivantes quelle que soit leur forme ou leur support :
une copie certifiée conforme des statuts ou de l’acte fondateur ;
la déclaration de régularité et de conformité ou de la déclaration notariée de souscription et de versement ;
la liste certifiée conforme des gérants, administrateurs, dirigeants ou associés tenus indéfiniment et personnellement responsables ou ayant le pouvoir d’engager la société ou la personne morale ;
une déclaration sur l’honneur signée du demandeur et attestant qu’il n’est frappé d’aucune des interdictions prévues par l’article 10 ci-dessus. Cette déclaration sur l’honneur est complétée dans un délai de soixante-quinze (75) jours à compter de l’immatriculation par un extrait de casier judiciaire ou à défaut par le document qui en tient lieu ;
le cas échéant, une autorisation préalable d’exercer l’activité du demandeur.
L’immatriculation d’une personne physique ou morale a un caractère personnel. Nul ne peut être immatriculé à titre principal à plusieurs registres ou à un même registre sous plusieurs numéros.
Dès réception du formulaire de demande d’immatriculation dûment rempli et des pièces prévues par le présent Acte Uniforme, le greffier ou le responsable de l’organe compétent dans l’État Partie délivre au demandeur un accusé d’enregistrement qui mentionne la date de la formalité accomplie et le numéro d’immatriculation.
Le greffier ou le responsable de l’organe compétent dans l’État Partie dispose d’un délai de trois mois pour exercer son contrôle tel que prévu par l’article 66 du présent Acte Uniforme et le cas échéant notifier à la partie intéressée le retrait de son immatriculation et procéder à sa radiation.
En cas de cessation d’activités, la radiation du registre doit être demandée. Elle vise à éliminer du RCCM les immatriculations fictives ou des coquilles vides.
La cessation peut être volontaire et, dans ce cas, c’est l’intéressé lui-même qui demande la radiation dans le délai d’un mois.
En ce qui concerne les personnes physiques ayant la qualité de commerçant, la cessation peut aussi résulter du décès du commerçant. Dans ce cas, il appartient aux héritiers de demander, dans le délai de
trois mois, soit la radiation, soit la modification s’ils entendent continuer l’exploitation.
En cas de dissolution d’une entreprise, c’est le liquidateur qui doit demander la radiation dans les délais prescrits.
A défaut de radiation dans les délais susvisés, le greffier doit saisir le tribunal compétent. Tout intéressé peut également saisir le tribunal d’une requête de radiation d’une entreprise donnée.
La société prend fin :
par I' expiration du temps pour lequel elle a été constituée ;
par la réalisation ou l’extinction de son objet ;
par I' annulation du contrat de société ;
par décision des associés aux conditions prévues pour modifier les statuts ;
par la dissolution anticipée prononcée par la juridiction compétente, a la demande d’un associé pour justes motifs, notamment en cas d’inexécution de ses obligations par un associé ou de mésentente entre associés empêchant Ie fonctionnement normal de la société ;
par l’effet d’un jugement ordonnant la liquidation des biens de la société ;
pour toute autre cause prévue par les statuts.
La dissolution est publiée par un avis dans un journal habilite a recevoir les annonces légales du lieu du siège social, par dépôt au registre du crédit mobilier des actes ou procès-verbaux décidant ou constatant la dissolution et par la modification de l’inscription au registre du commerce et du crédit mobilier.
La société est en liquidation des l’instant de sa dissolution pour quelque cause que ce soit. La mention « société en liquidation » ainsi que le nom du ou des liquidateurs doivent figurer sur tous les actes et documents émanant de la société.
La personnalité morale de la société subsiste pour les besoins de la liquidation et jusqu’à la publication de la clôture de celle-ci.